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Datenschutz

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© Pixabay

Die Datenschutzverordnungen gelten natürlich auch für alle Ehrenamtlichen in den Pfarreien, Gemeinden, Bezirken und der Diözese. Alle neugewählten (und nachrückenden) Gremienmitglieder werden daher über ihre Rechte (Datenschutzerklärung, Einwilligung) und Pflichten (Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis, Merkblatt) informiert.

  • Der Schutz der Daten von Mitgliedern der synodalen Gremien als auch der Schutz der Daten von anderen Pfarreimitgliedern/Gemeindemitgliedern, mit denen Mitglieder der Gremien in Kontakt kommen, ist wichtig. Die Mitglieder des PGR/GR werden in der konstituierenden Sitzung mit einer Datenschutzerklärung über den Umgang mit ihren Daten informiert. Gleichzeitig sind alle PGR-/GR-Mitglieder gebeten, ihre in der Pfarrei/Gemeinde hinterlegten Daten zu prüfen, ggf. zu ergänzen und im Verlauf der Amtszeit aktuell zu halten (Umzüge, Namensänderungen, etc.).
  • Zu Beginn der Amtszeit ist zwingend die Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis zu unterzeichnen und dem Pfarrbüro/Gemeindebüro zuzuleiten. Die Vorlagen sollten in den ersten Sitzungen ausgehändigt werden.
  • Zum Thema Datenschutz gibt es eine Online-Schulung, die über die Grundfragen beim Datenschutz informiert. Im Pfarrbüro erhalten Sie Zugangsdaten, um diese Schulung durchzuführen. Dort wird auch das Zertifikat hinterlegt.

Wenn es Unfälle beim Thema Datenschutz gibt, melden Sie diese bitte binnen 48 Stunden an den*die zuständigen Datenschutzbeauftragte*n

  • Für Pfarreien: Herr Michael Hilpüsch
  • Für Gemeinden von Katholiken anderer Muttersrache, Bezirke, Diözese: Frau Caroline Strauch

Sie werden mit Ihnen das weitere notwendige Vorgehen besprechen. Sie stehen auch für Fragen gerne zur Verfügung. 

 

Ihre Rechte:

  • Für PGR-Mitglieder: Datenschutzerklärung (101-20191112 für Pfarreien)
    Hinweis: Pfarreien, also eigenständige Rechtsträger, ergänzen im Formuar noch ihre konkreten Vertreter/Kontaktdaten (VRK mit Sitz im zentralen Pfarrbüro, Mailadresse der Pfarrei).
    Für Gemeinderatsmitglieder: Datenschutzerklärung (111-b-20191112 für Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache)
    Hinweis: Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache, als Teil des Bistums Limburg, haben eine gesonderte Datenschutzerklärung, mit der Bistumsverantwortlichen als Kontakt.
  • Für VRK-Mitglieder: Datenschutzerklärung (103-20191216 für VRK).
  • Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Daten der Mandatsträger*innen, besonders bezüglich Fotos.
  • Bezirk: In Arbeit
  • Diözese: Gehen den Mitgliedern der Gremien vom Diözesansynodalamt aus zu.

Ihre Pflichten:

Die Pfarreien/Gemeinden/Bezirke/Diözesansynodalamt haben mit einem Stammblatt die Möglichkeit, die Daten der Ehrenamtlichen zu erfassen.

An verschiedenen Stellen wurde für die Gremienarbeit die Plattform communicare vorgeschlagen. Diese ist auch grundsätzlich von den zuständigen Datenschützern freigegeben. Es gibt jedoch etwas wichtiges zu beachten:

  • Nach Datenschutzgesetzt haben z.B. Ehrenamtliche ein Auskunftsrecht über alle Daten, die im Rahmen ihres kirchlichen Engagement erhoben wurden. Dazu zählen auch Beiträge auf Plattformen wie communicare.
  • Die Pfarreien, in deren Namen die Gremienmitglieder bspw. im Verwaltungsrat auf communicare aktiv sind, müssen daher gewährleisten können, dass Sie die Übersicht über die Pfarreigruppen auf communicare haben (mitsamt dem Namen des Gruppenleiters).
  • Das bedeutet, dass bspw. der Pfarrer (bzw. der gewählte Vorsitzende des VRK) sich beim communicare anmeldet, einen Teambereich "St. Pfarreiname - Verwaltungsrat" anlegt und die anderen Mitglieder des Verwaltungsrats in diesen Teambereich einlädt (dann können sich alle über die Einladung registrieren). Dem Pfarrbüro ist dringendst eine Liste mit Namen und Mitgliedern des Teambereichs (stets aktuell) zu übergeben, der Teambereich ist nach Ende der Amtszeit zu löschen. 
  • Ein großer Vorteil vom communicare ist, dass Daten datenschutzsicher übermittelt werden können. Das ist besonders für die Arbeit des Verwaltungsrats interessant. Das Versenden von Beschlüssen oder Beratungen zu bspw. Personalangelegenheiten per E-Mail ist datenschutztechnisch nicht zulässig, weil u.a. die Provider der E-Mail-Services (Gmx, google,...) die Daten nicht entsprechend sichern. Bei communicare können Protokolle und Beschlüsse eingestellt werden und von den Mitgliedern herunter geladen werden. 

Allgemeine Informationen zu Datenschutz bei Video- und Telefonkonferenzen finden Sie hier: https://bdsb-kigem.bistumlimburg.de/beitrag/datenschutz-bei-video-und-telefonkonferenzen/

Michael Hilpüsch
Datenschutzbeauftragter der Kirchengemeinden
Caroline Strauch
Betriebliche Datenschutzbeauftragte des Bistums Limburg
Roßmarkt 1265549Limburg
Tel.:06431 295-192
Fax.:06431 295-219