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Gremien in Zeiten von Corona

Gremien in Zeiten von Corona
Gremien in Zeiten von Corona
© Pixabay

Allgemeines

Diese Seite wird fortwährend aktualisiert: Stand 18.03.2021 

  • Angesichts der aktuellen Einschätzungen sollen weiterhin Präsenzsitzungen der Gremien möglichst unterbleiben. Um die Durchführung digitaler Sitzungen rechtlich abzusichern, gilt seit dem 1. März 2021 die „Rahmenordnung für virtuelle Sitzungen“. Sie ermöglicht die Durchführung von digitalen bzw. telefonischen Sitzungen von Pfarrgemeinderat und Verwaltungsrat einschließlich gültiger Beschlussfassung. Der Vorstand oder der Vorsitzende mit dem/der stellvertretenden Vorsitzenden entscheidet über die digitale Durchführung einer Sitzung.
  • Den Wortlaut der Rahmenordnung finden Sie hier: Rahmenordnung für virtuelle Sitzungen (2021) 
  • Auf https://bistumlimburg.de/beitrag/uebersicht-der-entscheidungen-des-arbeitsstabs-corona-1/ finden Sie die aktuellen Dienstanweisungen des Generalvikars.

PGR´s

  • Mit der „Rahmenordnung für virtuelle Sitzungen“ gibt es eine klare Arbeitsgrundlage für die virtuellen Sitzungen, die in den meisten Pfarreien bereits auf Konsensbasis durchgeführt wurden.
  • Wahlen können derzeit nur als Briefwahlen durchgeführt werden. Wenn in Ihrer Pfarrei beispielsweise eine Nachwahl für den Verwaltungsrat anstehen, melden Sie sich bitte rechtzeitig beim Synodalamt. Dort erhalten Sie die geeigneten Vorlagen.
  • Weitere Hinweise zur Beschlussfassung s.u.

Verwaltungsräte

  • Die Rahmenordnung löst die „Verordnung zur Ergänzung des KVVG“ ab. Damit ist es einem Verwaltungsrat jetzt auch möglich, Beschlüsse in den digitalen Sitzungen zu fassen. Weitere Hinweise zur Beschlussfassung in digitalen Sitzungen s.u.
  • Allgemeine Informationen zur Arbeit der Verwaltungsräte finden Sie hier

Digitale Optionen

  • Das Bistum Limburg unterstützt die Pfarreien durch die Bereitstellung von Business-Lizenzen der Videokonferenzplattform Cisco Webex. Diese sollten inzwischen überall vorhanden sein.
    Näheres dazu finden Sie auf: https://pgr.bistumlimburg.de/beitrag/datenschutz-2/
    Cisco WebEx kann auch für datenschutzsensible Besprechungen (z.B. VRK-Sitzungen) und nicht öffentliche Sitzungen (z.B. Sitzungen des Bezirkssynodalrats) genutzt werden. Eine gute Einführung in WebEx meetings finden Sie hier.
  • Um grundsätzlich die Arbeit der Gremien zu unterstützen steht die Plattform Communicare.social zur Verfügung. Dort können Themen bearbeitet werden und Unterlagen datenschutzkonform übermittelt werden. Näheres zu dieser Plattform finden Sie hier
  • In digitalen Sitzungen über Cisco Webex (beim PGR auch über zoom business) können Beschlüsse wie in analogen Präsenzsitzungen getroffen werden. Für Beschlüsse, die in offener Abstimmung erfolgen, gelten in einer Videokonferenz die üblichen Regeln zur Beschlussfassung (§ 7 SynO zusammen mit § 21 SynO). Es sollte besonders sorgfältig darauf geachtet werden, dass Abstimmungsergebnisse in einer digitalen Konferenz für alle nachvollziehbar festgestellt werden.
    Im Falle des Antrags einer geheimen Abstimmung oder bei Wahlen ist eine schriftliche Abstimmung als Briefwahl bzw. briefliche Abstimmung erforderlich.
    Sollten Sie konkrete Nachfragen zu Beschlüssen oder Protokollauszügen haben, wenden Sie sich bitte gerne direkt an controlling-kirchengemeinden@bistumbistumlimburglimburg.de

Das Bistum Limburg hat die Nutzung von zoom.us als Tool für Videokonferenzen gestattet, wenn bestimmte Konditionen erfüllt sind:

  • Die Pfarreien müssen einen zoom-Buisness-Account (ca. 14€/Monat) anlegen. Die kostenfreie Version ist nicht zulässig (andere Datenschutzoptionen).
  • Die Meetings müssen so konfiguriert sein, dass keine Aufzeichnungen (wie beim Videorekorder) möglich sind.
  • Es muss protokolliert werden, wer wann getagt hat, damit darüber Auskunft gegeben werden kann.
  • Es dürfen keine Personalangelegenheiten und andere sensible Themen beraten werden.

Für den Verwaltungsrat und alle datenschutzsensiblen Beratungen ist zoom nicht zulässig. Wenn der Verwaltungsrat eine Videokonferenz machen möchte, ist die Plattform Cisco Webex meetings zu nutzen (ebenfalls mit Buisness-Lizenz). Es gelten die gleichen Bedingungen wie oben.

Tipps und Hinweise zur Durchführung von Videokonferenzen finden Sie hier: https://personalentwicklung.bistumlimburg.de/beitrag/erfolgreiche-videokonferenzen/

Wenn Sie Dokumente oder Formulare benötigen, z.B.

  • zur Wahl des*der stell. Vorsitzenden in einer Präsenzsitzung
  • zur Ergänzungswahl per Briefwahl
  • zur Ergänzungswahl in Präsenzssitzung
  • zur Nachwahl

dann schreiben Sie bitte an synodalamt@bistumbistumlimburglimburg.de. Wir schicken Ihnen gerne die passenden Formulare.

Und bei allen anderen Fragen helfen wir natürlich auch gerne. 

Judith Breunig
Referentin für Pfarrgemeinderäte
Roßmarkt 465549Limburg
Tel.:06431 295474
Fax.:06431 28113326

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