Datenschutz

• Der Schutz der Daten von Mitgliedern der synodalen Gremien als auch der Schutz der Daten von anderen Pfarreimitgliedern/Gemeindemitgliedern, mit denen Mitglieder der Gremien in Kontakt kommen, ist wichtig. Die Mitglieder des PGR/GR werden in der konstituierenden Sitzung mit einer Datenschutzerklärung über den Umgang mit ihren Daten informiert. Gleichzeitig sind alle PGR-/GR-Mitglieder gebeten, ihre in der Pfarrei/Gemeinde hinterlegten Daten zu prüfen, ggf. zu ergänzen und im Verlauf der Amtszeit aktuell zu halten (Umzüge, Namensänderungen, etc.).
• Zu Beginn der Amtszeit ist zwingend die Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis zu unterzeichnen und dem Pfarrbüro/Gemeindebüro zuzuleiten. Die Vorlagen sollten in den ersten Sitzungen ausgehändigt werden.

Wenn es Unfälle beim Thema Datenschutz gibt, melden Sie diese bitte binnen 48 Stunden an den*die zuständigen Datenschutzbeauftragte*n

• Für Pfarreien: Herr Michael Hilpüsch
• Für Gemeinden von Katholiken anderer Muttersrache, Bezirke, Diözese: Vakant 

Sie werden mit Ihnen das weitere notwendige Vorgehen besprechen. Sie stehen auch für Fragen gerne zur Verfügung. 

Ihre Rechte:

• Für PGR-Mitglieder: Datenschutzerklärung (101-20191112 für Pfarreien)
  Hinweis: Pfarreien, also eigenständige Rechtsträger, ergänzen im Formuar noch ihre konkreten Vertreter/Kontaktdaten (VRK mit Sitz im zentralen Pfarrbüro, Mailadresse der Pfarrei).
  Für Gemeinderatsmitglieder: Datenschutzerklärung (111-b-20191112 für Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache)
  Hinweis: Gemeinden von Katholiken anderer Muttersprache, als Teil des Bistums Limburg, haben eine gesonderte Datenschutzerklärung, mit der Bistumsverantwortlichen als Kontakt.
• Für VRK-Mitglieder: Datenschutzerklärung (103-20191216 für VRK).
• Einwilligungserklärung für die Veröffentlichung von Daten der Mandatsträger*innen, besonders bezüglich Fotos.
• Bezirk: In Arbeit
• Diözese: Gehen den Mitgliedern der Gremien vom Diözesansynodalamt aus zu.

Ihre Pflichten:

• Die Gremienmitglieder müssen alle folgendes Dokument unterschreiben: Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis. 
  Das aktuellen Formulare finden Sie unter:https://bdsb-kigem.bistumlimburg.de/beitrag/verpflichtungserklaerungen-kirchengemeinden-und-bistum/
• Sie bekommen dazu ein Merkblatt zur Verpflichtung auf das Datenschutzgeheimnis (ist in der Datei der Verpflichtungserklärung enthalten).

Die Pfarreien/Gemeinden/Bezirke/Diözesansynodalamt haben mit einem Stammblatt die Möglichkeit, die Daten der Ehrenamtlichen zu erfassen.

An verschiedenen Stellen wurde für die Gremienarbeit die Plattform communicare vorgeschlagen. Diese ist auch grundsätzlich von den zuständigen Datenschützern freigegeben. Es gibt jedoch etwas wichtiges zu beachten:

• Nach Datenschutzgesetzt haben z.B. Ehrenamtliche ein Auskunftsrecht über alle Daten, die im Rahmen ihres kirchlichen Engagement erhoben wurden. Dazu zählen auch Beiträge auf Plattformen wie communicare.
• Die Pfarreien, in deren Namen die Gremienmitglieder bspw. im Verwaltungsrat auf communicare aktiv sind, müssen daher gewährleisten können, dass Sie die Übersicht über die Pfarreigruppen auf communicare haben (mitsamt dem Namen des Gruppenleiters).
• Das bedeutet, dass bspw. der Pfarrer (bzw. der gewählte Vorsitzende des VRK) sich beim communicare anmeldet, einen Teambereich "St. Pfarreiname - Verwaltungsrat" anlegt und die anderen Mitglieder des Verwaltungsrats in diesen Teambereich einlädt (dann können sich alle über die Einladung registrieren). Dem Pfarrbüro ist dringendst eine Liste mit Namen und Mitgliedern des Teambereichs (stets aktuell) zu übergeben, der Teambereich ist nach Ende der Amtszeit zu löschen. 
• Ein großer Vorteil vom communicare ist, dass Daten datenschutzsicher übermittelt werden können. Das ist besonders für die Arbeit des Verwaltungsrats interessant. Das Versenden von Beschlüssen oder Beratungen zu bspw. Personalangelegenheiten per E-Mail ist datenschutztechnisch nicht zulässig, weil u.a. die Provider der E-Mail-Services (Gmx, google,...) die Daten nicht entsprechend sichern. Bei communicare können Protokolle und Beschlüsse eingestellt werden und von den Mitgliedern herunter geladen werden. 

Es ist möglich, dass Gremien sich in der Zeit, in der aus gesundheitlichen Gründen keine analogen SItzungen durchgeführt werden können, digital tagen. Das Bistum Limburg gestattet zwar grundsätzlich die Nutzung der Videokonferenzplattform zoom.us (mit Lizenz!) für öffentliche Sitzungen, unterstützt aber mit der IT nur die datenschutzsichere Plattform Cisco WebEx meetings. Zoom darf nie für Sitzungen des Verwaltungsrats oder anderer nicht öffentlicher Gremien genutzt werden, bei denen sensible Daten besprochen werden. Selbstverständlich kann auch der PGR mit Cisco WebEx tagen. 

• Bei der IT des Bistums Limburg kann ein Mitglied aus dem Pastoralteam (oder eine andere angestellte Person der Pfarrei wie bspw. eine Pfarrsekretärin) für die Pfarrei eine Cisco Webex Lizenz beantragen. Diese Lizenz kann von allen Gremien der Pfarrei genutzt werden. Die IT benötigt lediglich eine angestellte Person für die Ausstellung der Lizenz. Für Pfarreien neuen Typs findet sich der Antrag dafür in der Formularsammlung des Diö-Net.
• Es empfiehlt sich, die Lizenz bspw. im Pfarrbüro verwalten zu lassen, damit dort alle Terminanfragen für den Videokonferenzraum koordiniert werden können. 
• Grundsätzliche Informationen zum Datenschutz bei Videokonferenzen finden Sie hier: https://bdsb-kigem.bistumlimburg.de/beitrag/datenschutz-bei-video-und-telefonkonferenzen/
• Hier finden Sie ein ausführliches Einführungsvideo für Cisco WebEx meetings: https://www.youtube.com/watch?v=qNbwlnf1kLk und ergänzend https://www.youtube.com/watch?v=6y1zHD5JKWk 
• Die Personalentwicklung hat Informationen zur Leitung von Videokonferenzen zusammen gestellt. Sie finden die Unterlagen auf: https://personalentwicklung.bistumlimburg.de/beitrag/erfolgreiche-videokonferenzen/
• In digitalen Sitzungen über Cisco Webex (beim PGR auch über zoom buisness) können Beschlüsse wie in analogen Präsenzsitzungen getroffen werden, denn für Beschlüsse, die in offener Abstimmung erfolgen, gelten in einer Videokonferenz die üblichen Regeln zur Beschlussfassung (§ 7 SynO zusammen mit § 21 SynO). Es sollte besonders sorgfältig darauf geachtet werden, dass Abstimmungsergebnisse in einer digitalen Konferenz für alle nachvollziehbar festgestellt werden. Im Falle des Antrags einer geheimen Abstimmung oder bei Wahlen ist eine schriftliche Abstimmung als Briefwahl erforderlich.